Na Logisch!

Das Wichtigste vorweg: Es gibt bei der Frage nach der Organisationsform kein pauschales Richtig oder Falsch. Organisation bedeutet in erster Linie die Klärung, welche Struktur die gesteckten Ziele am Besten erfüllt. Hier heißt es, nicht in gut oder schlecht zu denken, sondern die Form zu finden, die passend zu der Aufgabe, der Größe und den handelnden Menschen ist. So kann eine übermäßige Regulierung und hierarchisch fixierte Struktur ebenso problematisch werden wie eine laxe „Laissez faire“-Haltung mit flachen Hierarchien.

Dennoch – oder gerade deshalb – müssen Verantwortungen geregelt und die Unternehmensziele klar definiert und kommuniziert sein, um ein effizientes Management zu gewährleisten und die jeweiligen Positionen richtig zu besetzen. Hier müssen Organisationsstrukturen für alle Beteiligten nachvollziehbar gemacht werden.

Die Ausgangslage der Arbeit in einem Unternehmen ist grundsätzlich verbunden mit der Frage, welche Tätigkeit eigentlich erledigt werden soll und wie das geschehen muss, um das Ziel zu erreichen. Mit der Klärung des Prozesses werden somit die „To Dos“ für Mitarbeiter und Führungskräfte festgelegt und Schnittstellen zwischen den Zuständigen definiert. Das erfordert eine genaue Planung der Abläufe entlang der Wertschöpfungskette, um die Aufgaben möglichst effizient und reibungslos innerhalb der Organisation ablaufen zu lassen. Denn in jedem Prozess gilt: Für jeden Teilbereich des Prozesses sind die dafür besten Kräfte mit ihren jeweiligen Fähigkeiten zu besetzen oder dahingehend zu entwickeln.

Da ein Prozess von Menschen geplant und ausgeführt wird, ist es wichtig, die Beteiligten zu hören und die Inhalte des Prozesses genau darzulegen. Aus der Praxis wissen wir: Selten sind diejenigen, die den Prozess ausführen, auch diejenigen, die ihn geplant haben, obwohl sie den Prozess am besten kennen. Um Missverständnisse zu vermeiden und einen erfolgreichen Ablauf zu gewährleisten, müssen alle Mitarbeiter, die beteiligt sind, über den Ablauf und dessen Sinnhaftigkeit informiert werden. Erst wenn diese Punkte geklärt sind und das gemeinsame Ziel verständlich ist, werden – und können - die Mitarbeiter ihr Bestes geben.

Wenn die Organisationsform optimiert wurde und der Prozessablauf geklärt ist, können die Werkzeuge zur Erreichung der Ziele betrachtet werden, denn diese Tools sind die unerlässlichen Arbeitsmittel für die Bewerkstelligung der einzelnen Aufgaben.
Auch hier ist eine pauschale Antwort über die Richtigkeit eines Werkzeugs nicht möglich. So unterschiedlich die Aufgaben sind, so verschieden können auch die Tools sein, mit denen gearbeitet wird. Manchmal ist es hilfreich, von den gängigen Werkzeugen abzuweichen und andere oder auch ungewöhnliche Tools einzusetzen, um eine neue Herangehensweise an die Thematik zu ermöglichen und so den Prozess effizienter zu gestalten.

Getreu dem bekannten Muster von „form follows function“ lautet das Grundprinzip: Tool follows process, das bedeutet: Das Werkzeug, das am ehesten geeignet ist, die Aufgabe zu erledigen, ist das Mittel der Wahl – von Pen and Paper bis zum Softwaretool. So können oft auch durch das Verlassen ausgetretener Pfade neue Wege zum Ziel aufgezeigt werden.

Prozesse, Organisationsform, Tools zur Bearbeitung der einzelnen Schritte – all das klingt sehr technisch und täuscht oft über den wichtigsten Baustein hinweg: die Menschen.
Wenn ich von den Menschen in einem Prozess oder einer Organisation rede, dann spreche ich vom X-Faktor des Erfolgs. Denn jeder Prozess, jede Organisation und jedes Werkzeug ist unweigerlich mit den Menschen verbunden, die diese gestalten oder nutzen.
Aus langjähriger Praxis weiß ich nur zu gut, dass der Sinn der eigenen Aufgabe nur selten erklärt wird – oder noch schlimmer: nicht gegeben ist. Die Folge sind Unverständnis und daraus resultierende Unzufriedenheit, die zu schlechten Ergebnissen in der Arbeitsleistung führt. Verbesserungen innerhalb der einzelnen Prozesse entstehen daher über die Partizipation aller Beteiligten im Prozess. Nur so sind Modelle wie Lernendes Unternehmen oder KVP wirklich umsetzbar.

Mein Ansatz hierbei: Schaffen von Transparenz der Abläufe und Hilfe zur Selbsthilfe. Denn keinem ist gedient, wenn alles immer nur von außen geregelt wird und innen kein Verständnis herrscht. Vielmehr geht es darum, die Verbesserungen und Möglichkeiten zur weiteren Optimierung in den dafür notwendigen Bereichen zu verankern. Nur so ist nachhaltige und ganzheitliche Verbesserung möglich.